Mbikëqyrja e BSH forcon rregulloren e kontrollit për bankat

 Një rregullore e re që riformaton krejtësisht zinxhirin e kontrollit të brendshëm në bankat tregtare në vend është miratuar nga Këshilli i Mbikëqyrjes së Bankës së Shqipërisë. Rregullorja përfshin procesin e monitorimit dhe të vlerësimit të vazhdueshëm të mjaftueshmërisë dhe të efektivitetit të akteve të brendshme dhe të mekanizmave të kontrollit brenda një banke dhe të cilësisë së operacioneve të veprimtarisë së saj, të kryera nga strukturat përgjegjëse, për realizimin e funksioneve të sistemit të kontrollit të brendshëm.

Rregullorja përcakton që Banka, në varësi të natyrës, madhësisë, kompleksitetit të veprimtarisë dhe profilit të saj të rrezikut, harton aktet e brendshme, mbi mënyrën e funksionimit të sistemit të kontrollit të brendshëm, të cilat miratohen nga këshilli drejtues.

Banka siguron verifikimin dhe vlerësimin e vazhdueshëm për një veprimtari efektive të sistemit të kontrollit të brendshëm, duke e organizuar atë në mënyrë të mjaftueshme për të garantuar administrimin e rreziqeve në të gjitha proceset e bankës, përfshirë edhe ato të kryera nga palë të treta apo nga degët dhe filialet e saj.

Banka siguron burime të mjaftueshme – përfshirë edhe ato financiare, për kualifikimin, vlerësimin dhe motivimin e punonjësve të kontrollit të brendshëm, të organizuar sipas modelit të tri linjave të kontrollit, si edhe për realizimin e planit vjetor të veprimtarisë së njësisë së kontrollit të brendshëm.

Rregullorja përcakton dhe kërkesa të përgjithshme për njësinë e kontrollit të brendshëm dhe detyrat e drejtuesit dhe punonjësve të kontrollit të brendshëm.

Banka, në kuadër të funksionimit të njësisë së kontrollit të brendshëm, harton dhe miraton akte të brendshme për funksionimin dhe ushtrimin e veprimtarisë së kësaj njësie

Ja rregullorja e plotë

VENDIM Nr. 67, datë 2.9.2015 PËR MIRATIMIN E RREGULLORES “PËR SISTEMIN E KONTROLLIT TË BRENDSHËM” Në bazë dhe për zbatim të nenit 12, shkronja “a”, dhe të nenit 43, shkronja “c”, të ligjit nr. 8269, datë 23.12.1997, “Për Bankën e Shqipërisë”, të ndryshuar; nenit 47, pika 3 dhe 4, të ligjit nr. 9662, datë 18.12.2006, “Për bankat në Republikën e Shqipërisë”, të ndryshuar, me propozim të Departamentit të Mbikëqyrjes,

Këshilli Mbikëqyrës i Bankës së Shqipërisë VENDOSI:

1. Të miratojë rregulloren “Për sistemin e kontrollit të brendshëm”, sipas tekstit bashkëlidhur këtij vendimi.
2. Ngarkohet Departamenti i Mbikëqyrjes me ndjekjen e zbatimin e këtij vendimi.
3. Ngarkohet Departamenti i Marrëdhënieve me Publikun, për publikimin e këtij vendimi në Fletoren Zyrtare të Republikës së Shqipërisë dhe në Buletinin Zyrtar të Bankës së Shqipërisë.
4. Me hyrjen në fuqi të këtij vendimi, shfuqizohet rregullorja “Për sistemin e kontrollit të brendshëm në bankat dhe degët e bankave të huaja”, miratuar me vendim të Këshillit Mbikëqyrës nr. 24, datë 26.03.2008. Ky vendim hyn në fuqi 15 (pesëmbëdhjetë) ditë pas botimit në Fletoren Zyrtare të Republikës së Shqipërisë.

Kryetari Gent Sejko Rregullore për Sistemin e Kontrollit të Brendshëm

Kreu I të Përgjithshme

Neni 1

Objekti Objekt i kësaj rregulloreje është përcaktimi i rregullave për organizimin, për funksionimin dhe për strukturat përgjegjëse të sistemit të kontrollit të brendshëm të bankës dhe degës së bankës së huaj.

Neni 2

Subjektet Subjekte të kësaj rregulloreje janë bankat dhe degët e bankave të huaja, të licencuara nga Banka e Shqipërisë për të ushtruar veprimtari bankare dhe/ose financiare në Republikën e Shqipërisë, të cilat këtu e më poshtë në këtë rregullore do të quhen me termin e përbashkët “banka”.

Neni 3

Baza ligjore Kjo rregullore hartohet në mbështetje të neni 12, pika “a’’, të ligjit nr. 8269, datë 23.12.1997, “Për Bankën e Shqipërisë”, dhe neni 47, pikat 3 dhe 4, i ligjit nr. 9662, datë 18.12.2006, “Për bankat në Republikën e Shqipërisë’’, i ndryshuar, i cili këtu e më poshtë në këtë rregullore do të quhet ligji “Për bankat”.

Neni 4

Përkufizime 1.

Termat e përdorur në këtë rregullore kanë të njëjtin kuptim me termat e përkufizuar në ligjin “Për bankat”, si dhe në akte të tjera nënligjore të Bankës së Shqipërisë.

2) Përveç sa parashikohet në pikën 1 të këtij neni, për qëllim zbatimin e kësaj rregulloreje, termat e mëposhtëm kanë këtë kuptim:

a) “Sistemi i kontrollit të brendshëm” përfshin:

1) procesin e monitorimit dhe të vlerësimit të vazhdueshëm të mjaftueshmërisë dhe të efektivitetit të akteve të brendshme dhe të mekanizmave të kontrollit brenda një banke dhe të cilësisë së operacioneve të veprimtarisë së saj, të kryera nga strukturat përgjegjëse, për realizimin e funksioneve të sistemit të kontrollit të brendshëm;

– bashkërendimin e veprimtarisë së strukturave, të mekanizmave dhe të procedurave të kontrollit që duhet të sigurojnë:

-monitorimin e zbatimit të politikave të bankës, duke vlerësuar shkallën e realizimit të objektivave të shprehur në këto politika;

-vlerësimin e efektivitetit të veprimtarisë bankare dhe financiare të saj;

-identifikimin, matjen dhe monitorimin e nivelit të rreziqeve, si dhe parandalimin dhe administrimin efektiv të tyre, ruajtjen e aktiveve;

-informacion të përshtatshëm, të saktë dhe të besueshëm të gjendjes financiare të bankës, administrimin e tij sipas procedurave të bankës;

-përputhshmërinë me aktet ligjore dhe nënligjore në fuqi, si dhe zbatimin e akteve të brendshme, të miratuara nga organet drejtuese të bankës;

b) “Matrica e rrezikut” është tabela e hartuar nga vetë banka, për vlerësimin e rreziqeve të identifikuara në bankë, ku çdo rrezik vlerësohet duke pasur parasysh mundësinë e ndodhjes dhe shkallën e ndikimit në gjendjen financiare të bankës.

KREU II SISTEMI I KONTROLLIT TË BRENDSHËM

Neni 5

Strukturat e sistemit të kontrollit të brendshëm

1) Strukturat kryesore përgjegjëse për realizimin e funksioneve të sistemit të kontrollit të brendshëm janë:

a) këshilli drejtues;

b) komiteti i kontrollit;

c) drejtoria dhe çdo njësi organizative në bankë që i përket linjës së parë dhe të dytë të kontrollit, siç përcaktohet në aneksin 1 të kësaj rregulloreje;

d) njësia e kontrollit të brendshëm;

e) komitetet e veçanta, të ngritura me vendim të këshillit drejtues për trajtimin e çështjeve që kanë lidhje me sistemin e kontrollit të brendshëm të bankës.

2) Strukturat e përcaktuara në pikën 1 të këtij neni janë përgjegjëse për realizimin e funksioneve të sistemit të kontrollit të brendshëm, në përputhje me detyrat dhe kompetencat e përcaktuara në ligjin “Për bankat”, aktet nënligjore të Bankës së Shqipërisë, si dhe në aktet e brendshme të bankës të miratuara nga organet drejtuese të saj.

Neni 6

Kërkesa të përgjithshme

1) Banka, në varësi të natyrës, madhësisë, kompleksitetit të veprimtarisë dhe profilit të saj të rrezikut, harton aktet e brendshme, mbi mënyrën e funksionimit të sistemit të kontrollit të brendshëm, të cilat miratohen nga këshilli drejtues.

2) Banka siguron verifikimin dhe vlerësimin e vazhdueshëm për një veprimtari efektive të sistemit të kontrollit të brendshëm, duke e organizuar atë në mënyrë të mjaftueshme për të garantuar administrimin e rreziqeve në të gjitha proceset e bankës, përfshirë edhe ato të kryera nga palë të treta apo nga degët dhe filialet e saj.

3) Banka siguron burime të mjaftueshme – përfshirë edhe ato financiare, për kualifikimin, vlerësimin dhe motivimin e punonjësve të kontrollit të brendshëm, të organizuar sipas modelit të tri linjave të kontrollit, si edhe për realizimin e planit vjetor të veprimtarisë së njësisë së kontrollit të brendshëm.

Neni 7

Përgjegjësitë e këshillit drejtues

1) Këshilli drejtues i bankës, në kuadër të sistemit të kontrollit të brendshëm, përveç përgjegjësive kryesore të përcaktuara në ligjin “Për bankat”, miraton dhe rishikon në mënyrë periodike, minimalisht:

– strukturën organizative përgjegjëse të bankës për realizimin e funksioneve të sistemit të kontrollit të brendshëm, marrëdhëniet raportuese dhe kontrolluese brenda bankës;

– rregullat për përcaktimin e kufijve të kompetencave, delegimin e tyre dhe ndarjen e përgjegjësive për administratorët dhe punonjësit e bankës

– kompetencat për autorizimin, ndjekjen dhe raportimin e operacioneve të bankës;

– rregullat e brendshme për monitorimin e rreziqeve dhe vlerësimin e efektivitetit të procedurave dhe të metodave për administrimin e tyre;

– rregullat e brendshme të administrimit dhe të përdorimit të sistemeve të teknologjisë së informacionit dhe të komunikimit (TIK); f) mënyrën e raportimit të mangësive (pamjaftueshmërive), të identifikuara në sistemin e kontrollit të brendshëm të bankës;

– kodin e etikës dhe të trajtimit të konflikteve të interesit për administratorët dhe punonjësit e bankës

– rregullat mbi papajtueshmërinë dhe ndalimet në ushtrimin njëkohësisht të më shumë se, një funksioni në lidhje me autorizimin, kryerjen dhe raportimin e operacioneve të bankës;

– kompetenca të tjera që i shërbejnë përmirësimit të funksionimit të sistemit të kontrollit të brendshëm.

2) Këshilli drejtues cakton një njësi organizative përgjegjëse për ndjekjen dhe raportimin e nivelit të zbatimit të rekomandimeve të autoritetit mbikëqyrës, ekspertëve kontabël të autorizuar, strukturave të kontrollit të bankës mëmë etj.

3) Këshilli drejtues ka përgjegjësinë përfundimtare për të siguruar që drejtoria e bankës ka ngritur një sistem kontrolli të brendshëm të mjaftueshëm, eficient dhe efektiv, si dhe vlerëson performancën e sistemit të kontrollit të brendshëm, të paktën një herë në vit.

4) Këshilli drejtues miraton strukturën e njësisë së kontrollit të brendshëm të bankës, për të cilën duhet të merren në konsideratë natyra, madhësia, kompleksiteti i veprimtarisë dhe profili i rrezikut të saj (bankës), dhe që në çdo rast, përbëhet nga të paktën 2 (dy) punonjës.

5) Këshilli drejtues emëron dhe shkarkon drejtuesin dhe punonjësit e njësisë së kontrollit të brendshëm.

6) Këshilli drejtues dhe/ose komiteti i kontrollit bën vlerësimin për punën e kryer dhe përcakton shpërblimin e punonjësve të njësisë së kontrollit të brendshëm të bankës. Shpërblimi i punonjësve të njësisë së kontrollit të brendshëm duhet të jetë në përputhje me politikat e shpërblimit të bankës dhe duhet të shmangë konfliktin e interesit dhe cenimin e pavarësisë dhe të objektivitetit.

7) Këshilli drejtues paraqet në Bankën e Shqipërisë, brenda 3-mujorit të parë të vitit pasardhës, raportin vjetor mbi aktivitetin e njësisë së kontrollit të brendshëm të përcaktuar në nenin 19 të kësaj rregulloreje, dhe me kërkesë të Bankës së Shqipërisë, raportet mbi kryerjen e kontrolleve dhe të aktiviteteve të tjera të kësaj njësie.

Neni 8

Përgjegjësitë e komitetit të kontrollit

1) Komiteti i kontrollit, në kuadër të sistemit të kontrollit të brendshëm, përveç përgjegjësive kryesore të përcaktuara në ligjin “Për bankat”:

– monitoron efektivitetin e njësisë së kontrollit të brendshëm;

– siguron që njësia e kontrollit të brendshëm t’i kryejë përgjegjësitë e saj në mënyrë të pavarur dhe në bazë të standardeve të kontrollit të brendshëm;

– siguron që njësia e kontrollit të brendshëm të ketë komunikim të hapur dhe të vazhdueshëm me drejtorinë, ekspertët kontabël të autorizuar dhe autoritetin mbikëqyrës;

– siguron që drejtoria të ketë ngritur dhe të mbajë një linjë të parë dhe të dytë të kontrollit të brendshëm, të mjaftueshme dhe efektive, duke siguruar në vazhdimësi mbarëvajtjen e proceseve në fusha, të tilla si: raportimi (financiar, operacional, i rrezikut), monitorimi i përputhshmërisë me ligjet, me aktet nënligjore dhe me aktet e brendshme, si dhe eficienca dhe efektiviteti i operacioneve dhe i ruajtjes së aktiveve; e) mund t’i propozojë këshillit drejtues emërimin ose shkarkimin e drejtuesit dhe punonjësve të njësisë së kontrollit të brendshëm.

Neni 9

Përgjegjësitë e drejtorisë së bankës

1) Drejtoria, në kuadër të sistemit të kontrollit të brendshëm, ka përgjegjësitë e mëposhtme:

– realizon drejtimin dhe kontrollin e përditshëm të veprimtarisë së bankës, duke zbatuar rregullat e miratuara nga këshilli drejtues për identifikimin, matjen, monitorimin dhe kontrollin e rreziqeve ndaj të cilave është e ekspozuar banka;

– raporton në këshillin drejtues të paktën 1 (një) herë në vit, mbi zbatimin e përgjegjësive të saj lidhur me ecurinë e sistemit të kontrollit të brendshëm dhe procedurën e vlerësimit të kërkesave për kapital të bankës;

– siguron që njësia e kontrollit të brendshëm të informohet në kohë mbi zhvillimet, iniciativat, projektet, produktet e reja dhe ndryshimet operacionale, me qëllim identifikimin e rreziqeve në një periudhë sa më të hershme nga kjo njësi;

– në bashkëpunim me këshillin drejtues, krijon një strukturë organizative që siguron një ndarje të qartë të detyrave, përgjegjësive dhe raportimit, sipas modelit të tri linjave të kontrollit, siç përcaktohet në aneksin 1 të kësaj rregulloreje;

– është përgjegjëse për marrjen në kohë të masave të përshtatshme për adresimin e rekomandimeve të kontrollit të brendshëm.

Neni 10

Përgjegjësitë e njësisë së administrimit të rrezikut

1) Njësia e administrimit të rrezikut organizohet dhe realizon funksionet e saj siç përcaktohet në rregulloren, “Mbi parimet bazë të drejtimit të bankave dhe degëve të bankave të huaja dhe kriteret për miratimin e administratorëve të tyre”.

2) Njësia e administrimit të rrezikut, në kuadër të sistemit të kontrollit të brendshëm, është përgjegjëse për monitorimin e njësive që ndërmarrin rrezik në të gjithë bankën.

3) Njësia e administrimit të rrezikut duhet të ketë autoritetin e mjaftueshëm në bankë për të realizuar funksionet e saj.

Neni 11

Përgjegjësitë e njësisë së përputhshmërisë

1) Njësia e përputhshmërisë organizohet dhe realizon funksionet e saj siç përcaktohet në rregulloren, “Mbi parimet bazë të drejtimit të bankave dhe degëve të bankave të huaja dhe kriteret për miratimin e administratorëve të tyre”.

2) Njësia e përputhshmërisë, në kuadër të sistemit të kontrollit të brendshëm, është përgjegjëse për të garantuar se banka vepron me integritet dhe në përputhje me aktet ligjore e nënligjore në fuqi, si dhe me aktet e brendshme që lidhen me realizimin e funksioneve të saj.

3) Njësia e përputhshmërisë duhet të ketë autoritet të mjaftueshëm në bankë për të realizuar funksionet e saj.

KREU III ORGANIZIMI, PËRGJEGJËSITË DHE FUNKSIONIMI I NJËSISË SË KONTROLLIT TË BRENDSHËM

Neni 12

Kërkesa të përgjithshme për njësinë e kontrollit të brendshëm

1) Njësia e kontrollit të brendshëm është njësi organizative e veçantë e bankës, e pavarur nga veprimtaritë, strukturat dhe personat që ajo shqyrton ose kontrollon, e cila raporton përpara këshillit drejtues dhe/ose komitetit të kontrollit të bankës.

2) Çdo veprimtari, çdo departament, çdo degë dhe çdo njësi tjetër organizative e bankës, përfshihet në fushën e kontrollit të njësisë së kontrollit të brendshëm.

3) Njësia e kontrollit të brendshëm në degën e bankës së huaj, organizohet nga banka mëmë, në bazë të rregullave dhe procedurave të brendshme të saj, të përcaktuara nga organet drejtuese, si dhe në përshtatje me kërkesat e kësaj rregulloreje dhe akteve të tjera ligjore në fuqi.

Neni 13

Detyrat dhe përgjegjësitë e drejtuesit të njësisë së kontrollit të brendshëm

1) Drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm, përveç sa parashikohet në pikën 2 të këtij neni, plotëson të gjitha kërkesat për administratorët, të përcaktuara në aktet rregullative të Bankës së Shqipërisë.

2) Drejtues i njësisë së kontrollit të brendshëm zgjidhet një person me:

– reputacion të lartë etik dhe profesional;

– përvojë të mjaftueshme në fushën bankare dhe të kontrollit;

– përvojë të përshtatshme dhe të mjaftueshme në drejtuese (të paktën 3-vjeçare në sistemin bankar ose financiar).

3) Drejtuesi i njësisë së kontrollit siguron dhe mbikëqyr zbatimin e parimeve dhe të standardeve të praktikës profesionale të kontrollit të brendshëm dhe eficiencën e veprimtarisë së njësisë së kontrollit të brendshëm.

4) Drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm miraton programet për kryerjen e detyrave të detajuara të kontrollit, në zbatim të planit vjetor të veprimtarisë së njësisë së kontrollit të brendshëm.

5) Drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm njofton menjëherë me shkrim këshillin drejtues dhe komitetin e kontrollit, çdo herë që konstaton se vendimi i marrë nga drejtoria mbart rreziqe për bankën dhe është në kundërshtim me aktet ligjore dhe nënligjore ose me aktet e brendshme të saj.

Punonjësit e njësisë së kontrollit të brendshëm

1) Punonjësit e njësisë së kontrollit të brendshëm duhet të kenë aftësi profesionale dhe përvojë të mjaftueshme në fushat e mëposhtme:

– aftësi profesionale në zbatimin e standardeve të kontrollit të brendshëm, të procedurave dhe teknikave të kontrollit në të gjitha fushat e aktivitetit të bankës;

– njohje dhe/ose përvojë në zbatimin e standardeve të kontabilitetit;

– njohje të parimeve të administrimit të rrezikut dhe teknikave të kujdesshme bankare.

2) Banka siguron që, në përputhje me natyrën, vëllimin dhe kompleksitetin e veprimtarisë së saj, njohuritë, eksperiencat dhe kualifikimet e punonjësve të njësisë së kontrollit të brendshëm të plotësojnë njëra-tjetrën, në mënyrë që të krijohet një kualifikim kolektiv, i përshtatshëm i njësisë së kontrollit të brendshëm.

3) Punonjësit e njësisë së kontrollit të brendshëm:

– zbatojnë parimet dhe praktikat më të mira të drejtimit etik (kodin e etikës së bankës, Kodin Ndërkombëtar të Etikës për kontrollin e brendshëm etj.

– karakterizohen nga standardet më të mira etike, në kontaktet dhe marrëdhëniet e tyre me të tretët;

– respektojnë konfidencialitetin e informacionit të marrë gjatë ushtrimit të detyrës, nuk e përdorin këtë informacion për përfitime personale ose për veprime keqdashëse dhe kujdesen për ruajtjen e informacionit;

– shmangin konfliktin e interesit dhe, për një kohë të mjaftueshme, nuk përfshihen në kontrollin e njësive për të cilat kanë qenë përgjegjës më parë.

Neni 15

Aktet e brendshme të njësisë së kontrollit të brendshëm

1) Banka, në kuadër të funksionimit të njësisë së kontrollit të brendshëm, harton dhe miraton akte të brendshme për funksionimin dhe ushtrimin e veprimtarisë së kësaj njësie.

2) Aktet e brendshme hartohen dhe rishikohen sa herë gjykohet e nevojshme nga drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm dhe miratohen nga këshilli drejtues i bankës.

3) Aktet e brendshme që përcaktojnë mënyrën e funksionimit dhe të ushtrimit të veprimtarisë së njësisë së kontrollit të brendshëm, përmbajnë minimalisht elementet e mëposhtme:

– qëllimin dhe fushën e veprimit të njësisë së kontrollit të brendshëm;

– rolin, autoritetin dhe përgjegjësitë e njësisë së kontrollit të brendshëm;

– marrëdhëniet e njësisë së kontrollit të brendshëm me funksione të tjera të sistemit të kontrollit brenda bankës;

– mënyrat dhe linjat e komunikimit të rezultateve të veprimtarisë së kontrollit;

– procedurat për koordinimin me ekspertët kontabël të autorizuar, si dhe me autoritetin mbikëqyrës;

– metodologjinë e bazuar në rrezik (e cila përfshin edhe matricën e rrezikut);

– të drejtën për të përdorur në mënyrë të plotë dhe të pakushtëzuar çdo regjistrim, dosje, bazë të dhënash, aktive fizike të bankës, si edhe çdo dokumentacion të organeve këshilluese dhe vendimmarrëse apo njësive organizative në bankë të nevojshme për kryerjen e funksioneve të tij;

– të drejtën e drejtuesit të njësisë së kontrollit të brendshëm për të pasur kontakt të drejtpërdrejtë me organet drejtuese;

– të drejtën e planifikimit dhe përcaktimit të kontrolleve në mënyrë të pavarur nga ana e drejtuesit të njësisë së kontrollit të brendshëm;

– sigurimin e shmangies së çdo konflikti interesash në kryerjen e detyrave të kontrollit të brendshëm;

– kërkesa për përputhshmërinë me standardet më të mira të kontrollit të brendshëm.

Neni 16

Përgjegjësitë e njësisë së kontrollit të brendshëm

1) Njësia e kontrollit të brendshëm, në kuadër të sistemit të kontrollit të brendshëm, përveç përgjegjësive kryesore të përcaktuara në ligjin “Për bankat”, në kryerjen e funksioneve të saj, kontrollon dhe vlerëson ndër të tjera:

– mjaftueshmërinë dhe eficiencën e sistemit të kontrollit të brendshëm;

– zbatimin dhe eficiencën e procedurave të Fletorja Zyrtare Viti 2015

– administrimit të rrezikut dhe metodologjisë së vlerësimit të rrezikut;

– eficiencën dhe besueshmërinë e funksionit të përputhshmërisë dhe të administrimit të rrezikut;

– saktësinë dhe besueshmërinë e sistemeve të regjistrimit kontabël dhe të pasqyrave financiare;

– zbatimin dhe eficiencën e strategjive dhe procedurave për vlerësimin e brendshëm të mjaftueshmërisë së kapitalit;

– metodat për ruajtjen e aktiveve të bankës;

– sistemet e informacionit dhe të raportimit, duke përfshirë sistemin elektronik të informacionit dhe shërbimet elektronike bankare, sistemet e teknologjisë dhe informacionit dhe saktësinë e të dhënave;

– sistemet e mbledhjes së të dhënave dhe vlefshmërinë e informacioneve të publikuara;

– zbatimin e procedurave të pranimit (marrjes) në punë të punonjësve, si dhe përshtatshmërinë e përshkrimeve në manualet e punës me detyrat e përcaktuara; j) monitorimin e përputhshmërisë së veprimtarisë së bankës me aktet ligjore e nënligjore të autoritetit mbikëqyrës.

2) Njësia e kontrollit të brendshëm nuk përfshihet në hartimin, përzgjedhjen dhe zbatimin e masave specifike të sistemit të kontrollit të brendshëm, por në çdo rast që gjykohet e arsyeshme, drejtoria mund të kërkojë sugjerime nga kjo njësi, mbi çështje që lidhen me rreziqet dhe kontrollin e brendshëm.

3) Në kryerjen e detyrave të tyre, punonjësit e njësisë së kontrollit të brendshëm kanë të drejtë:

– të përdorin çdo regjistrim, dosje ose të dhëna të bankës, përfshirë vendimet e organeve drejtuese të bankës dhe drejtuesve ekzekutivë, si dhe sistemet e informacionit dhe të kontabilitetit;

– të kërkojnë dhe të mbledhin raporte dhe dokumente të tjera, për të kryer kontrollin në lidhje me detyrat e caktuara;

– të propozojnë marrjen në punë, sipas procedurave të brendshme, të ekspertëve për kryerjen e veprimeve të veçanta të kontrollit.

4) Rishikimet dhe veprimet e kontrollit të ndërmarra nga drejtoria, brenda kompetencave të saj, nuk mund të zëvendësojnë funksionet e njësisë së kontrollit të brendshëm.

5) Njësia e kontrollit të brendshëm siguron, në mënyrë të pavarur, këshillin drejtues dhe/ose drejtorinë mbi cilësinë dhe efektivitetin e kontrollit të brendshëm të bankës, si dhe mbi sistemin dhe proceset e drejtimit/qeverisjes dhe të administrimit të rreziqeve.

Neni 17

Plani i punës së njësisë së kontrollit të brendshëm

1) Në fund të çdo viti, drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm është përgjegjës për përgatitjen e planit të punës për vitin e ardhshëm, i cili paraqitet për miratim në këshillin drejtues të bankës.

2) Drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm, sa herë që ka ndryshime, përgatit planin e punës për vitin aktual, me ndryshimet përkatëse, dhe e paraqet për miratim në këshillin drejtues të bankës.

3) Frekuenca e kontrollit bazohet në vlerësimin e çdo fushe veprimtarie dhe/ose njësie organizative sipas metodologjisë së bazuar në rrezik. Të gjitha fushat e veprimtarisë dhe/ose njësitë organizative të bankës janë objekt kontrolli nga njësia e kontrollit të brendshëm, të paktën çdo tre vjet, përfshirë edhe ato me rrezik të ulët.

4) Plani i punës së njësisë së kontrollit të brendshëm përfshin minimalisht:

– një listë të të gjitha aktiviteteve të planifikuara për t’u kryer nga njësia e kontrollit të brendshëm;

– një listë të fushave të veprimtarisë së bankës që do të mbulohen nga kontrolli;

– periudhën gjatë së cilës parashikohen të realizohen kontrollet e planifikuara.

Neni 18

Dokumentimi i veprimtarisë së kontrollit dhe raportimi i rezultateve

1) Njësia e kontrollit të brendshëm përgatit një raport për çdo kontroll të kryer, i cili përmban të paktën: – objektin e kontrollit;

– përshkrimin e punës së kontrollit (përshkrimin e metodologjisë, hapat dhe procedurat e ndjekura për të arritur objektivat e kontrollit etj.);

– gjetjet e kontrollit;

– komentet e drejtuesve përgjegjës të njësisë organizative të kontrolluar, për gjetjet e kontrollit vlerësime për kualifikimin e personelit, mjaftueshmërinë e akteve të brendshme dhe sistemet e vlerësimit të rrezikut, sipas rasteve përkatëse;

– rekomandime për korrigjimin dhe përmirësimet e gjetjeve, të vërejtura gjatë aktit të kontrollit;

– nivelin e zbatimit të rekomandimeve të lëna nga kontrollet e mëparshme.

2) Raportet dhe dokumentet e përgatitura dhe të mbledhura nga anëtarët e njësisë së kontrollit të brendshëm, miratohen nga drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm.

3) Gjatë procesit të kontrollit, duhet t’i kushtohet kujdes dokumentimit dhe mbajtjes së evidencës së punës së njësisë së kontrollit të brendshëm, në mënyrë që informacioni i mbledhur të mbështesë gjetjet, vlerësimet dhe rekomandimet e bëra.

4) Raporti i kontrollit, i përgatitur sipas pikës 1 të këtij neni, i paraqitet drejtuesit të njësisë organizative të kontrolluar nga drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm.

5) Drejtuesi i njësisë organizative të kontrolluar, paraqet shpjegimet dhe/ose pretendimet lidhur me gjetjet dhe rekomandimet e parashtruara, brenda afateve të përcaktuara në aktet e brendshme të bankës.

6) Punonjësit e njësisë së kontrollit të brendshëm paraqesin konkluzione mbi secilin nga rekomandimet e parashtruara, për të cilat drejtuesi i njësisë organizative të kontrolluar ka dhënë shpjegime ose pretendime me shkrim.

7) Drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm, paraqet raportin përfundimtar dhe dokumentet sipas pikave 5 dhe 6 të këtij neni, në organet drejtuese përkatëse të bankës, sipas mënyrës së përcaktuar nga këshilli drejtues.

8) Organet drejtuese të bankës, bazuar në gjetjet dhe rekomandimet e raportit të njësisë së kontrollit të brendshëm, nëse është e nevojshme, vendosin për masa korrektuese dhe njoftojnë për to drejtuesin e njësisë së kontrollit dhe njësinë organizative të ngarkuar me zbatimin e tyre.

9) Këshilli drejtues i bankës, analizon raportet e njësisë së kontrollit të brendshëm jo më pak se 1 (një) herë në 6 (gjashtë) muaj.

10) Komiteti i kontrollit kontrollon dhe mbikëqyr zbatimin e të gjitha detyrave të përcaktuara nga këshilli drejtues i bankës, në lidhje me gjithë problematikën e paraqitur në raportet e njësisë së kontrollit të brendshëm.

11) Drejtori i përgjithshëm dhe drejtuesit e njësive organizative përkatëse, koordinojnë punën për zbatimin e të gjitha masave korrektuese, të përcaktuara nga organet drejtuese të bankës, në zbatim të vërejtjeve dhe rekomandimeve të paraqitura në raportin e njësisë së kontrollit të brendshëm.

Neni 19

Raporti vjetor i njësisë së kontrollit të brendshëm

1) Drejtuesi i njësisë së kontrollit të brendshëm paraqet një raport vjetor mbi punën e njësisë së kontrollit të brendshëm tek organet përkatëse të bankës (këshilli drejtues, komiteti i kontrollit dhe drejtoria e bankës) sipas mënyrës së përcaktuar nga këshilli drejtues ose nga organet vendimmarrëse të bankës së huaj (asambleja e aksionarëve, këshilli drejtues etj.), në rastin e degës së bankës së huaj.

2) Raporti vjetor i njësisë së kontrollit të brendshëm përmban minimalisht elementet e mëposhtme:

– një raport mbi nivelin e zbatimit të planit vjetor të punës së njësisë së kontrollit të brendshëm;

– një listë të të gjitha aktiviteteve të planifikuara dhe të realizuara nga njësia e kontrollit të brendshëm; – një listë të të gjitha aktiviteteve të realizuara, por të paplanifikuara në planin vjetor të punës së njësisë së kontrollit të brendshëm;

– një listë të të gjitha aktiviteteve të planifikuara, por të parealizuara nga njësia e kontrollit të brendshëm, shoqëruar me arsyet e mosrealizimit;

– një përmbledhje e gjetjeve më të rëndësishme të identifikuara gjatë kontrolleve;

– një vlerësim të përgjithshëm të mjaftueshmërisë dhe eficiencës së sistemit të kontrollit të brendshëm në fushat e mbuluara nga njësia e kontrollit të brendshëm;

– një vlerësim të përgjithshëm të mjaftueshmërisë dhe eficiencës së sistemit të administrimit të rrezikut;

– një raport mbi nivelin e zbatimit të rekomandimeve dhe masave korrektuese të përcaktuara në bazë të rekomandimeve, si dhe arsyet e moszbatimit të tyre.

Neni 20

Mbikëqyrja dhe komunikimi me strukturat e sistemit të kontrollit të brendshëm

1) Banka e Shqipërisë vlerëson organizimin dhe eficiencën e sistemit të kontrollit të brendshëm në bankë dhe, në rastet kur e gjykon të arsyeshme, mund të mbështetet në raportet e njësisë së kontrollit të brendshëm, në kryerjen e funksioneve të saj mbikëqyrëse.

2) Banka e Shqipërisë (Departamenti i Mbikëqyrjes) kryen takime periodike me strukturat e sistemit të kontrollit të brendshëm të bankës, për të diskutuar mbi fushat me rrezik të identifikuara nga banka dhe autoriteti mbikëqyrës, gjetjet, rekomandimet, planin e kontrollit dhe masat e marra, si dhe funksionimin në tërësi të njësisë së kontrollit të brendshëm.

3) Periodiciteti i këtyre takimeve përcaktohet në përputhje me natyrën, vëllimin dhe kompleksitetin e veprimtarisë së bankës.

Neni 21

Masat parandaluese dhe ndëshkimore Banka e Shqipërisë, në rast mosplotësimi të detyrimeve të kësaj rregulloreje, zbaton dispozitat e parashikuara në nenet 74 deri 80 dhe në nenin 89, të ligjit “Për bankat” dhe në aktet e tjera nënligjore në zbatim të tij. KREU V DISPOZITA TË FUNDIT

Neni 22

Fusha e përbashkët e zbatimit Kërkesat e përcaktuara në rregulloren “Mbi parimet bazë të drejtimit të bankave dhe degëve të bankave të huaja dhe kriteret për miratimin e administratorëve të tyre”, miratuar me vendimin nr. 63, datë 14.11.2012, të Këshillit Mbikëqyrës, zbatohen edhe për sistemin e kontrollit të brendshëm në bankat dhe degët e bankave të huaja, për sa kohë nuk parashikohet ndryshe në këtë rregullore.

ANEKSI 1 MODELI I “TRI LINJAVE TË KONTROLLIT”

Modeli i “tri linjave të kontrollit” – paraqet marrëdhënien midis njësive të biznesit të bankës, njësive mbështetëse dhe njësisë së kontrollit të brendshëm.

– Linja e parë e kontrollit përbëhet nga njësitë e biznesit, të cilat ndërmarrin rrezik brenda niveleve të lejuara dhe janë përgjegjëse për identifikimin, vlerësimin dhe kontrollin e vazhdueshëm të rreziqeve të njësive përkatëse.

– Linja e dytë e kontrollit përfshin njësitë mbështetëse, të cilat, në bashkëpunim edhe me linjën e parë të kontrollit, garantojnë në mënyrë të vazhdueshme identifikimin dhe administrimin e përshtatshëm të rreziqeve. Njësitë mbështetëse, në bashkëpunim me njëra-tjetrën, punojnë për përcaktimin e strategjive, zbatimin e politikave dhe procedurave të bankës, si dhe mbledhin informacion për të krijuar një pamje të përgjithshme të rreziqeve të bankës.

– Linja e tretë e kontrollit përfaqësohet nga njësia e kontrollit të brendshëm të bankës, e cila vlerëson në mënyrë të pavarur efektivitetin e proceseve të krijuara në linjën e parë dhe të dytë të kontrollit, si dhe siguron mbarëvajtjen e këtyre proceseve.